«La mejor manera de predecir el futuro es crearlo». - Peter Drucker

Seguro que conoces el famoso software de contabilidad de Microsoft Office: Excel, presente en todos los equipos que cuentan con la suite ofimática, y que te facilitará la vida muchísimo en lo que a contabilidad se refiere.

Este programa es perfecto para gestionar la contabilidad, organizar datos contables, administrar efectivo o crear gráficos, suponiendo así un gran ahorro de tiempo. ¡Y más si conoces sus funciones esenciales!

Para ayudarte, Superprof enumera a continuación cuáles son las funciones más útiles para configurar la contabilidad en Excel.

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¿Cuáles son las principales funciones que debes conocer de Excel?

El software de contabilidad Excel agrupa un conjunto de fórmulas predefinidas a las que denominamos «funciones».

Gracias a esta lista, ahorrarás tiempo al no tener que teclear las fórmula una y otra vez, la clave está en conocer lo fundamental.

Aprender rápido funciones de Excel
Como verás, la lista de funciones de Excel es muy extensa.

El dominio de las funciones permite asegurarse del correcto mantenimiento de las cuentas, ya seas un autónomo, un gerente comercial o un empleado de una firma contable, garantizando así la gestión de las cuentas de PYMES y emprendedores.

Para aquellos que no saben qué es una fórmula, veremos el concepto brevemente.

Veamos, si queremos sumar 10 y 10 en Excel, tendrás que completar la siguiente fórmula en la celda correspondiente:

= 10 +10

Gracias a esta fórmula, Excel podrá realizar el cálculo. Sumar puede parecer sencillo como ejemplo, pero te aseguramos que puede complicarse si el cálculo depende de otras celdas. En estos casos, hablamos de contenido estático.

Para el contenido dinámico, la fórmula indicará las diferentes celdas involucradas. Por ejemplo:

= C4 + G9

El contenido estático muestra un resultado sin depender de otras celdas, mientras que el contenido dinámico será el resultado del contenido de otras celdas.

Las fórmulas resultan extremadamente útiles para el contenido dinámico. Para facilitar la vida de los contables, este software de gestión dispone de una larga lista de funciones.

Por lo tanto, no es necesario invertir en costosos programas de contabilidad como Sage one, ContaPlus o Quickbooks. Con Excel y sus funciones, la contabilidad será pan comido.

¡Dile adiós a tu asesor a la hora de gestionar tus documentos contables! Te resultará mucho más sencillo ahorrar tiempo en tus asientos contables gracias a estos trucos.

Las funciones sirven para realizar diferentes operaciones contables:

  • Matemáticas
  • Estadística
  • Lógica
  • Fechas
  • Texto
  • Investigación de datos

Descubre todas las funciones necesarias para el uso de Microsoft Excel, aquellas que te permitirán realizar tus declaraciones de impuestos, aportar los documentos contables que te solicite cualquier organismo, generar tus resultados de cuentas y hacer un seguimiento de tus estados financieros.

Funciones para una contabilidad sencilla

Por lo general, las funciones se presentan como:

= NOMBRE DE LA FUNCIÓN (PARÁMETROS si los hubiera)

Conocimiento básico de Excel
¡Con las funciones, puedes realizar un control contable óptimo!

Son posibles varias soluciones para introducir la función que quierse aplicar.

Si conoces la función, puedes introducir el signo «=» seguido del nombre de la función. Esta opción se suele utilizar en las profesiones contables. De hecho, Excel suele recordar sus usos comunes y sugiere la función asociada escribiendo tan solo las primeras letras.

Además, puedes ir directamente a la pestaña de «Fórmulas» del menú y de ahí a «Bibliotecas de funciones». En el menú desplegable, podrás seleccionar la función que quieras. A partir de ahí, se abrirá una ventana donde tendrás que rellenar varios campos.

Finalmente, comenzando por la «Biblioteca de funciones» del menú «Fórmulas», elige «Insertar una función». En la ventana que se abrirá, introduce una descripción de la función o selecciona una función de la lista desplegable.

Ya sea para pequeñas empresas o grandes empresas, el mantenimiento de cuentas te resultará mucho más sencillo. Tendrás más tiempo para dedicárselo a tu negocio principal con esta automatización.

Las funciones matemáticas se utilizan con mucha frecuencia. Estas aparecen en el menú de fórmulas «Matemáticas y trigonometría».

A continuación, te dejamos las más populares:

  • SUMA: permite aplicar la suma de una serie de datos.
  • SUMAPRODUCTO: permite realizar horizontalmente el producto de dos valores ubicados en diferentes columnas y sumar los resultados.
  • SUBTOTAL: devuelve el subtotal de una serie de números filtrados en una base de datos:
  • REDONDEAR: redondea un número de acuerdo con el número de dígitos después del punto decimal especificado.
  • ROUND.MAS: redondea hacia arriba, sumando uno al último decimal utilizado si el primer decimal eliminado es mayor que 0.
  • PRODUCTO: multiplica los datos.
  • TRUNCAR: elimina los decimales de un número.
  • ABS: permite obtener el valor absoluto de un número.
  • POTENCIA: calcula la potencia de un dato.
  • RAÍZ: permite calcular la raíz cuadrada de un número.

En función del tipo de contabilidad que tengas que gestionar, aplicarás un uso u otro de estas funciones para tu facturación, IVA, conciliación...

Veamos otras funciones que también te podrán facilitar la vida en tu día a día contable.

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Funciones lógicas

Por definición, «la elección de valores obtenidos mediante funciones lógicas resulta de condiciones expresadas por una o más pruebas lógicas. Las pruebas de lógica solo tienen dos respuestas posibles: VERDADERO o FALSO. Estas pruebas se escriben utilizando operadores lógicos como los operadores de comparación».

La lista de funciones lógicas es mucho más amplia, pero a continuación te exponemos las principales:

SI

En este caso, el resultado solo puede ser VERDADERO o FALSO. Por lo tanto, el valor elegido será igual al resultado de la prueba lógica. Impone una condición.

A continuación, te dejamos la fórmula:

= SI (prueba_lógica; [valor_si_verdadero] ;; [valor_si_falso]

No te preocupes, es mucho más fácil de aplicar de lo que parece.

Y

Permite obtener el valor VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS. Facilita la entrada contable de la función SI.

Y significa que se deben cumplir una o más condiciones para ser VERDADERO.

O

En esta misma línea, la función O permite obtener el valor VERDADERO si algún argumento es VERDADERO. De hecho, una de las dos o más condiciones debe ser VERDADERA para ser aplicada.

Aquí te dejamos los asientos contables:

=Y [condición1; [condición2];…],
=O [condición1; [condición2];…].

SI.ERROR

Permite obtener un valor que especificas si una fórmula genera un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

= SI.ERROR [valor; valor_si_error].

Funciones de búsqueda

Para esta función, dirígete a la categoría «Búsqueda y referencia» del menú desplegable.

En esta categoría, el menú es más extenso. Por eso, nos centraremos en las funciones más importantes:

  • COLUMNA para obtener el número de una columna.
  • BÚSQUEDA para buscar valores en la matriz.
  • BUSCARV para encontrar un valor en una matriz y volver a un valor asociado.
  • BUSCARH para buscar un valor en una matriz horizontalmente.
  • TRANSPONER para transformar filas en columnas y viceversa.

Estas funciones son herramientas contables muy valiosa e ideales a la hora de encontrar información fácilmente.

Una vez que las domines, la contabilidad y las finanzas serán coser y cantar.

Funciones de fecha y hora

¿Tienes que realizar operaciones de gestión financiera, contabilidad general o necesitas elaborar un plan de cuentas y mantener actualizados los paneles de control?

Las funciones facilitan la vida, aunque no las conozcas.

Funciones básicas de Excel
Las funciones de Excel no solo las utilizan los contables.

Las funciones FECHA y HORA permiten encontrar rápidamente información sobre la hora.

A continuación, te dejamos algunos ejemplos:

  • MES
  • DÍA
  • DÍA LABORABLE
  • HOY
  • AHORA
  • NO.SEMANA

Estas funciones son muy útiles para navegar por una hoja de cálculo durante una auditoría fiscal o para declaraciones sociales o para cualquier persona que haya llevado una contabilidad durante mucho tiempo.

De esta manera, podrás filtrar los datos por año, mes, día o número de semana. En la jerga de la contabilidad pública, esto se conoce como número de serie. Además, Excel toma el número 1 como referencia del 1 de enero de 1900. Para averiguar el número de serie del día D, el software de contabilidad cuenta el número de días que han transcurrido desde esa fecha.

Funciones de texto

También muy útiles en el mundo de la contabilidad de ingresos y de libros de contabilidad y administración, las funciones de texto son una gran ventaja para mantener las cuentas de una empresa.

Gestión contable con Excel
¿Listo para gestionar tus cuentas con Excel?

No se trata únicamente de números. De hecho, en las cuentas anuales, informes de gastos, a menudo encontrará texto asociado. Por eso, existen funciones especiales para ello.

Como sabes, en la gestión empresarial y comercial, nada debe dejarse al azar.

Para ayudarte, busca las funciones clave de la categoría TEXTO:

  • VALOR.NUMERO: convierte texto a número de manera independiente a la configuración regional.
  • CONCATENAR
  • MAYUSC: permite filtrar todo el texto en mayúsculas.
  • MINUSC: permite filtrar todo el texto en minúsculas.
  • LARGO: devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
  • NOMPROPIO: pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.
  • REEMPLAZAR: reemplaza los caracteres en una celda con el seleccionado.
  • SUSTITUIR.

Ya tienes toda la información necesaria para gestionar tu asiento contable, administrar tus cuentas bancarias y estar al tanto de la situación financiera de tu hogar o tu negocio con Excel. Las funciones te ahorrarán tiempo, independientemente del sector para el que lo utilices. Desde la conciliación bancaria hasta el ejercicio fiscal, incluida la navegación entre las diferentes cuentas de los clientes, todas sus funciones te permitirán automatizar muchas tareas repetitivas. No es necesario invertir en un software de contabilidad sobrevalorado para llevar tu contabilidad. Microsoft ofrece una prueba gratuita de un mes para probar este software de contabilidad.

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Bárbara