del mundo utiliza Excel.
Excel es una de las herramientas más utilizadas en el mundo a nivel profesional. Prácticamente cualquier empresa, sea grande o pequeña, se sirve de ella para almacenar, analizar o compartir datos. ¡Incluso se puede usar Excel para las finanzas del hogar!
Sin embargo, en ciertos entornos profesionales, Excel puede quedarse corto en algunos aspectos, o se le puede sacar más partido si se combina con otros programas o aplicaciones que lo complementen y mejoren. ¡Vamos a ver algunos de ellos!
Cómo usar SQL en Excel
SQL es un lenguaje de computación para trabajar con conjuntos de datos y las relaciones entre ellos. A diferencia de muchos lenguajes de computación, SQL no es difícil de leer y entender, incluso para un usuario inexperto.
Microsoft
Las siglas se corresponden al acrónimo en inglés Structured Query Language y, básicamente, y para resumir y que se entienda mejor, es un lenguaje, a priori sencillo, que sirve para gestionar datos relacionados entre sí. Más sencillo todavía: un programa para almacenar, manipular y clasificar bases de datos.
Cuando se dice que es relacional, o que los datos tienen relaciones entre ellos, se refiere a que no son datos aleatorios.
Un ejemplo sería una base de datos de clientes, en la que habría un número de cliente, por ejemplo, y su nombre. Otro ejemplo, una base de datos de productos: con el producto, el precio, y las ventas realizadas.
Para que tengas algunas nociones básicas de qué es este lenguaje y cómo funciona, te dejamos este vídeo explicativo:
¿Y no hace ya eso Excel? Pues no, Excel no es una base de datos per se, de hecho, si trabajas con esta herramienta de forma habitual, seguro que te ha pasado eso de llegar a su fin. El caso es que, por supuesto que sirve para guardar, ordenar y analizar datos, pero en lo que a almacenarlos se refiere tiene un límite y un final.
Por eso, usar Excel junto con SQL puede ser muy interesantes y productivo en dos vertientes:
- Enviar los datos de Excel a una base de datos SQL a medida que nos van llegando: por ejemplo ventas de un producto. Para tenerlo almacenados y poder consultarlos cuando queramos.
- Utilizar los datos almacenados en SQL en Excel para hacer análisis, resúmenes, facturas… Por ejemplo, si quiero hacer un inventario solamente de las ventas de ese mismo producto, pero solo en el mes de febrero. Podrás acceder a los datos de tu base de datos sin necesidad de almacenarlos (los de todo el año si no los necesitas en este momento) en Excel.
Una vez que sabes de qué manera puedes usar ambos programas como complemento, te dejamos un nuevo vídeo para que puedas seguir el paso a paso para hacerlo. ¡Aquí tendrás que prestar un poco más de atención!
Cómo usar Power Bi y Excel en conjunto
Si te das una vuelta por internet, encontrarás numerosas reseñas y artículos intentando descifrar qué es mejor, si Excel o Power Bi. Y, como en todo, la respuesta no será universal, ya que dependerá de varios factores, como tu nivel de conocimiento de cada una, cuál se use en tu entorno laboral o cuál sea tu objetivo.
No es lo mismo que quieras hacer una factura, que presentar las cuentas del balance anual de tu empresa. Aun así, ambas herramientas se pueden usar, ya sea una u otra, o ambas en conjunto. Así es que será decisión tuya (o de tu empresa) usar una, otra o la dos.
Pero, como siempre: ¡vamos a empezar por el principio!
Según Microsoft 1, "Power BI es una aplicación gratuita que se puede instalar en el equipo local y que permite conectarse a los datos, transformarlos y visualizarlos. Con Power BI Desktop, puede conectarse a varios orígenes de datos diferentes y combinarlos. Este modelo de datos permite compilar objetos visuales y colecciones de objetos visuales que puede compartir como informes, con otras personas de su organización".
Algunos de sus usos más comunes, según la misma fuente son:
- Establecer conexiones con distintas fuentes de datos.
- Hacer análisis de dichos datos.
- Crear gráficas y otras formas visuales de representar dichos datos.
- Crear informes.
- Compartir la información con otros usuarios.
Como ya adelantamos hablando de SQL, Excel no es una base de datos per se y, aunque nos permita analizarlos e integrar diferentes visuales o gráficas, tampoco es una herramienta pensada para ello.
Por lo tanto, Power Bi, como en el caso de SQL, tendrá una mayor capacidad de almacenamiento y de relacionar datos; y, seguramente una de sus cualidades más apreciadas es la que tiene que ver con transformar los datos en gráficas y presentaciones o informes, que permiten, en tiempo real, llevar a cabo análisis precisos y tomar decisiones en función de las cifras.
¿Hay entonces que elegir? La respuesta sería que no, de hecho, Excel sigue siendo la herramienta más utilizada a nivel empresarial, también la más conocida a nivel usuario. Pero, como explica la prestigiosa consultora Deloite 2:
Como en la actualidad muchas empresas tienen gran cantidad de información en ficheros Excel, una de las mayores ventajas de Power Bi es su integración con Excel, pues los datos se pueden exportar y conectar entre ambas fácilmente.
Deloite.
¿Por qué decidir si ya sabes usar Excel y tienes mucha información almacenada en esta herramienta, y puedes presentar o mejorar esos análisis con la extensión de Power Bi? Si esto te interesa, te dejamos un tutorial para que aprendas a exportar datos de una herramienta a otra.
Para ahorrar tiempo en el trabajo, te contamos cómo hacer macros de Excel y ser más eficaz.
Cómo integrar Python y Excel
Python es un lenguaje de programación de alto nivel que se utiliza para desarrollar aplicaciones de todo tipo.
Banco Santander 4
Este lenguaje de programación es de los más utilizados en este momento en la programación de software, aplicaciones, web, etc. Y, desde el mes de agosto de 2023, está integrado en Excel, la herramienta más utilizada a su vez para el análisis de datos.
Una de las principales ventajas de esta "unión" es que no es necesario hacer ninguna instalación, sino que está integrado directamente.
¿Qué ventajas y funcionalidades tiene esta integración? Pues bien, según recoge el medio tecnológico Ganbeta 4, citando a Microsoft, "puedes manipular y explorar datos en Excel utilizando gráficos y bibliotecas de Python y, a continuación, utilizar las fórmulas, gráficos y tablas dinámicas de Excel para afinar aún más tus conocimientos”, así como "realizar análisis avanzados de datos en el entorno familiar de Excel accediendo a Python directamente desde la cinta de opciones de Excel".
Una vez más, para que sepas como usar ambas herramientas en conjunto, aunque para ello tendrás que tener conocimientos de Python, te dejamos un tutorial.
Excel ya es una de las herramientas más utilizadas en el entorno laboral del mundo; pero sus limitaciones, en los niveles más avanzados quedan solucionadas con la utilización, en conjunto, de otras herramientas y aplicaciones que nos permiten ir más allá en el almacenamiento, análisis y presentación de los datos.
Recuerda que, si te pierdes en alguno de los pasos, o crees que te faltan conocimientos, siempre puedes recurrir a profes particulares que te ayuden a mejorar tus aptitudes en este sentido. ¡Será un gran plus en tu currículum estar a la última!
Bibliografía
1. Davidiseminger. (n.d.). ¿Qué es power bi desktop? - power bi. Power BI | Microsoft Learn. https://learn.microsoft.com/es-es/power-bi/fundamentals/desktop-what-is-desktop
2. ¿Qué es power bi?: Deloitte España. Deloitte Spain. (2020, October 19). https://www2.deloitte.com/es/es/pages/technology/articles/que-es-power-bi.html
3. Python: Qué es y por qué deberías aprender a utilizarlo. ¿Qué es Python? | Blog Santander Open Academy. (n.d.). https://www.santanderopenacademy.com/es/blog/python-que-es.html
4. Vallejo, A. (2023, August 23). Microsoft lleva python a Excel. ya puedes crear fórmulas, Tablas, Gráficos y más con este lenguaje de programación. Genbeta. https://www.genbeta.com/actualidad/microsoft-lleva-python-a-excel-puedes-crear-formulas-tablas-graficos-este-lenguaje-programacion
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