Siempre hemos necesitado ayuda para organizarnos: agendas, el horario del colegio o instituto, “to do lists” o la lista de la compra. Un lugar en el que apuntar todo aquello que es importante, que no se podía olvidar. Pero el papel dejó hace tiempo de ser el principal soporte para ello, aunque hay quien sigue prefiriéndolo.
Sea cual sea tu caso, vamos a darte algunas apps para organizarse porque, siendo realistas, ya no vamos sin el móvil a ninguna parte, y usamos más el calendario de Google que el que tenemos colgado en la cocina. ¡Bienvenidos/as a la era digital! 🤣Toma nota de estas herramientas que te ayudarán a estructurar actividades personales, académicas o laborales.
Todoist
Si lo tuyo son las listas, esta es unas de las aplicaciones para organizar el tiempo en tu día a día gratis que más te van a gustar. Ya sea para el trabajo, para el estudio o para las tareas pendientes que tienes en casa, con Todoist podrás organizar tus quehaceres en forma de listas, para que nada se te olvide, poniendo el estado de la tarea, así como establecer prioridades, fecha de vencimiento, etc.
¿Por qué elegir esta app?
Una de sus principales ventajas, según explica el medio Business Insider 1, es que tiene “una interfaz minimalista y fácil de usar” tanto en los entornos laborales como personales.
También puedes establecer recordatorios y sincronizarla con otras aplicaciones, como el correo electrónico, pero solo si quieres. Y si la necesitas para el entorno laboral, también te permite una utilización de forma colaborativa con los equipos de trabajo. Además, tiene una herramienta muy útil, que utiliza la Matriz de Eisenhower para priorizar tareas.
Según datos de la propia app, más de 30 millones de personas y equipos ya la utilizan. ¿Serás tú la próxima?
💵 El precio: la aplicación es gratuita, pero tiene dos suscripciones de pago si necesitas llegar al siguiente nivel. La Pro, por 4 euros al mes o 48 euros por la suscripción de un año. Y la Business, por 6 euros al mes o 72 euros por la suscripción anual.
Google Calendar
Es seguramente la más utilizada en todo el mundo, ya que, según Semrush 2, “Google tiene 102,2 mil millones de usuarios” que pueden acceder, si así lo desean, a Google Calendar. Esta es una función gratuita de Google, que todas las personas que tengan una cuenta pueden descargar y utilizar, tanto en lo personal como en lo laboral. ¡Seguro que has hecho más de una videollamada a través del calendario de Google!
Visualmente, Google Calendar es una hoja de un calendario o una agenda, que tú puedes visualizar en un día concreto, una semana, un mes… ¡Depende de qué información necesites en ese momento!
¿Por qué usar Google Calendar?
La app te permite, según explican desde el soporte de Google 3, programar reuniones y eventos, recibir recordatorios sobre las próximas actividades que tienes agendadas, invitar a otras personas a esas reuniones, sincronizar tus viajes, reservas en restaurantes… ¡Podrás organizarlo todo por horas y fecha! Es una manera tradicional de hacerlo, pero no menos efectiva.
Además, esta aplicación es muy accesible, ¡todo el mundo la tiene preinstalada, seguramente, en alguno de sus dispositivos!
Además, como hemos visto, es una app para organizar tareas muy utilizada en todo el mundo, por lo que será también un modo sencillo de sincronizar las agendas con otras personas, compartir eventos o sincronizar llamadas.
💵 El precio: como hemos adelantado, el uso de Google Calendar es gratuito. Sí que es cierto que si utilizas tu cuenta de Google de manera profesional, puede que te acabes suscribiendo a alguno de sus planes de almacenamiento. Y es que Google no cobra por las aplicaciones, pero sí por lo que guardas en ellas (si te sobrepasas del límite gratuito).
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Trello
Aunque Trello es una aplicación que puedes usar para tus tareas personales o para el estudio, lo cierto es que la propia app para organizar tareas se define como pensada para la gestión de equipos y de proyectos. De hecho, es posiblemente, una de las mejores aplicaciones para gestionar proyectos.
Trello funciona a base de tableros, a través de los cuales “gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas”. Permite añadir archivos, checklists, etc. y personalizarlo todo según las necesidades del equipo o la compañía.
¿Por qué usar Trello?
Es una aplicación muy útil para organizar el trabajo en organizaciones más grandes o más complejas. Con algunas de sus herramientas puedes asignar tareas, saber en qué trabaja cada persona en cada momento o el estado de dichas labores.
2 000 000 de equipos de todo el mundo ya utilizan Trello para organizar sus proyectos.
💵 El precio: registrarte es gratis, pero es cierto que, cuanto más complejo sea el proyecto, o más grande sea la organización, puedes necesitar prestaciones de las opciones de pago. La versión Standard, para equipos pequeños, tiene un coste de 5 dólares al mes; la Premium, para equipos con varios proyectos, 10 dólares; y la Enterprise, para compañías con varios equipos, 17.50 dólares al mes.
Notion
Lo que puede hacer complicado el uso de Notion es, paradójicamente, su versatilidad. En Notion puedes organizarte como quieras, pues, aunque tiene múltiples plantillas para que puedas empezar a usar la aplicación desde el minuto cero, también te permite crearlas según tus necesidades y las de tu equipo.
❌ Esto, que podría considerarse una ventaja en la mayoría de los casos, puede crear confusión en otros. Se trata de una app perfectamente útil tanto para usuarios particulares como para grandes empresas, pero hay que saber usarla.
Cuenta ya con el aval de más de 100 millones de usuarios, según Xataka 4; y esto es gracias a que ha ido identificando las necesidades masivas para aplicarlas a su herramienta, explica la misma fuente. Así ha incorporado calendario, mail, además de sus clásicas listas de tareas.
¿Por qué usar Notion?
Notion es superútil si trabajas por cuenta propia, estudias o para tener orden en tu día a día. Es fácil de usar, sus plantillas cubren prácticamente todas las necesidades, y puedes acceder a la app desde tu teléfono, también sin conexión.
Es una aplicación ideal para gestionar las tareas diarias a pequeña escala. Para las grandes empresas o grandes proyectos, también es genial, pero en algunos casos necesitarás de una buena planificación para que esté todo organizado y se encuentre fácilmente. ¡Hay que definir la estrategia antes de empezar a usarla! Y este puede ser su principal inconveniente.
💵 El precio: para un usuario o usuaria particular, la versión gratis será más que suficiente. Pero también hay planes Plus y Business para pequeñas y medianas empresas por 9,50 y 14 euros al mes respectivamente. Así como planes a medida para grandes corporaciones.
Forest
Esta original aplicación no te ayuda, como las de más arriba, a organizar tus tareas, sino que te ayuda a concentrarte mientras la estás haciendo. ¿Has escuchado hablar de la técnica de estudio Pomodoro? Pues bien, esta app para organizarte funciona similar.
Consiste en concentrarte durante periodos de tiempo en tus tareas, e intercalarlos con descansos. Forest mide estos intervalos, y premia que no te distraigas con el propio teléfono.
¿Cómo funciona?🌳
- Cuando quieras concentración, ya sea en el trabajo, mientras estudias, o si no quieres distracciones en una cita con amistades, planta un árbol.
- El árbol virtual crecerá mientras te concentras en tu tarea.
- Y si no no cumples tu objetivo, el árbol muere.
Además, el equipo de Forest está asociado con Trees for the Future, para plantar árboles reales en la Tierra, explican en su página web.
💵 El precio: esta aplicación que te ayuda a concentrarte es gratis.
MyStudyLife
MyStudyLife es una aplicación ideal para estudiantes, de hecho, está pensada exactamente para eso, para sacar el máximo rendimiento y mejorar las notas de quienes están estudiando.
Tiene funciones para gestionar tu horario de clases, los deberes, los exámenes, también un reloj Pomodoro para organizar tus sesiones de estudio y no tener que recurrir a técnicas para estudiar en el último momento. También hay un control de las notas, agenda, recordatorios y monitorización de tu evolución personal, entre otras.
❌ Si hay que poner una pega, es que los comentarios de usuarios y usuarias más recientes hablan de un cambio de interfaz que no les ha gustado mucho a quienes ya usaban la aplicación desde hacía tiempo. Si no es tu caso, tal vez te habitúes sin problema a la última actualización y aproveches sus ventajas.
💵 El precio: esta aplicación para estudiantes es gratis, aunque también tiene la versión de pago MyStudyLife+.
Evernote
Evernote es un blog de notas pero muy sofisticado, que te permite organizar toda la información que necesitas. ¿Por qué sofisticado? Pues porque tiene funciones que van más allá, que la hicieron ser el líder de las apps para organizarse durante mucho tiempo. ¡Hasta que llegó la competencia!
Entre estas funciones destacan:
- El editor con historial, para poder recuperar notas pasadas y que también te permite trabajar sin conexión.
- Posibilidad de incluir, escanear y extraer información de archivos adjuntos.
- Un buscador por fechas, imágenes, localizaciones…
- Correo electrónico vinculado a tu cuenta.
Una aplicación ideal tanto para entornos laborales como de estudio pero que, tal vez, se ha quedado algo anticuada respecto a otras.
💵 El precio: esta aplicación tiene una versión gratis, pero se basa en las suscripciones, que van desde los 8.33 euros del plan familiar, hasta más de 16.66 al mes para el plan de empresas.
Si después de ver todas estas aplicaciones para organizar tu día, ya sea en el estudio, en el trabajo o en lo personal, no queda claro cuál se ajusta más a lo que necesitas. ¡Te dejamos una tabla resumen de todas ellas! 👇
| Aplicación | Usos | Ventajas | Precio |
|---|---|---|---|
| Todoist | Organización de tareas. | Su interfaz y su uso son muy sencillos. | Es gratuita pero también ofrece un Plan Pro. |
| Google Calendar | Un calendario digital. | ¡Todo el mundo la usa y siempre la tienes a mano! | Gratuita |
| Trello | Organización de proyectos. | Ideal para trabajar con equipos medianos y grandes. | Tiene versión gratuita y varios planes de pago para equipos más grandes. |
| Notion | Listas de tareas, calendarios... | ¡Es muy versátil! | Tiene versión gratuita y también de pago para empresas. |
| Forest | Concentración en las tareas. | Es muy original y sostenible. | Es totalmente gratuita. |
| MyStudyLife | Todo lo que necesitas para organizar tus clases y exámenes. | Ideal para estudiantes. | Gratis. Hay también una versión MyStudyLife+ de pago. |
| Evernote | Crear notas. | Puedes almacenar todo tipo de información. | Empieza gratis para pasar a un plan de pago. |
Con prácticamente todas estas aplicaciones puedes hacer un organizador de tareas que te ayudará a dejar de procrastinar. Dependiendo de cuál sea el volumen de tu trabajo, de si es solo para ti o para un equipo, etc. te serás más útil una u otra. Conocerlas todas te ayudará a identificar cuál se ajusta más a tus necesidades y ponerte ya manos a la obra.
Bibliografía
- Esteban, F. (2024, enero 13). La aplicación de moda para organizar tu trabajo y ser más productivo. Business Insider España. https://www.businessinsider.es/aplicacion-moda-organizar-trabajo-ser-productivo-1355454
- Castro, R. M. (2023, febrero 23). 50 estadísticas sobre las búsquedas de Google. Semrush Blog; Semrush. https://es.semrush.com/blog/estadisticas-busquedas-google/
- Qué puedes hacer con Calendar. (s/f). Google.com. Recuperado el 10 de enero de 2025, de https://support.google.com/a/users/answer/9302892?hl=es
- Lacort, J. (2024, octubre 25). Todo el mundo usa Notion como bloc de notas, pero la empresa tiene otros planes (mucho más ambiciosos). Xataka.com; Xataka. https://www.xataka.com/aplicaciones/notion-ha-lanzado-su-propia-aplicacion-correo-parte-su-plan-ser-gran-aplicacion-todo-uno
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